Đối với ngành vận tải, từng chuyến xe là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. Việc quản lý giấy tờ xe tưởng chừng như là một công việc hành chính đơn giản lại đang âm thầm gây ra những thất thoát tài chính nghiêm trọng.
Nhiều doanh nghiệp vận tải, đặc biệt là các đơn vị sở hữu đội xe lớn, vẫn đang duy trì phương pháp quản lý giấy tờ xe thủ công bằng Excel, sổ sách hoặc ghi nhớ cá nhân. Tuy nhiên, chính sự thủ công này lại là nguyên nhân khiến dòng tiền doanh nghiệp bị rò rỉ mà không ai hay biết. Cùng Wiigo tìm hiểu và phòng tránh rủi ro này qua bài viết này.
Quản lý thủ công – “lỗ hổng” tài chính khó nhìn thấy
Hãy hình dung một doanh nghiệp vận tải với 50 đầu xe. Mỗi xe có hàng loạt giấy tờ cần theo dõi: đăng kiểm, bảo hiểm, giấy phép lái xe, hợp đồng thuê xe, hóa đơn nhiên liệu, lịch bảo dưỡng… Khi tất cả những thông tin này được lưu trữ rải rác ở nhiều bộ phận – từ phòng kế toán, phòng điều hành đến tài xế – thì việc kiểm soát trở nên vô cùng khó khăn. Không có một hệ thống tập trung, không có cảnh báo tự động, không có khả năng đối chiếu nhanh chóng – tất cả những thứ trên tạo nên sai sót, gian lận và thất thoát.
Một trong những vấn đề lớn nhất của quản lý giấy tờ xe thủ công là sai sót khi nhập liệu. Excel không có cơ chế kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, không cảnh báo khi nhập sai ngày đăng kiểm, số tiền bảo hiểm hay biển số xe. Chỉ một lỗi nhỏ trong ô tính cũng có thể khiến doanh nghiệp thanh toán sai hàng chục triệu đồng. Và điều đáng nói là những sai sót này thường chỉ được phát hiện khi xe bị phạt vì hết hạn đăng kiểm, khi kiểm toán phát hiện chi phí bất thường, hoặc khi khách hàng khiếu nại vì xe không đủ điều kiện vận hành.
Minh bạch tài chính – điều xa xỉ khi thiếu hệ thống
Không chỉ sai sót, việc thiếu minh bạch trong kiểm soát chi phí cũng là một nỗi đau lớn. Trong môi trường vận tải, nơi tài xế thường tự xử lý các khoản chi như đổ xăng, sửa xe, bảo dưỡng, thì việc kiểm tra hóa đơn, chứng từ là cực kỳ quan trọng.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có hkệ thống kiểm tra chéo, không thể đối chiếu chi phí theo từng xe, từng chuyến đi, thì nguy cơ khai khống, gian lận là rất cao. Có những trường hợp tài xế khai tăng hóa đơn nhiên liệu, sửa xe không đúng thực tế, khiến doanh nghiệp mỗi tháng thất thoát hàng chục triệu đồng mà không thể truy ra nguyên nhân.
Thêm vào đó, việc xử lý và tổng hợp dữ liệu thủ công khiến doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian. Mỗi lần cần kiểm tra giấy tờ xe, nhân viên phải lục tìm từng file, từng bản cứng, gọi điện hỏi tài xế, tra cứu từng dòng Excel. Việc tổng hợp báo cáo chi phí, hiệu suất vận hành, lịch bảo dưỡng… mất nhiều ngày, ảnh hưởng đến tiến độ ra quyết định của lãnh đạo. Trong trường hợp có thanh tra, kiểm toán hoặc sự cố pháp lý, doanh nghiệp dễ bị động, thiếu hồ sơ đầy đủ, dẫn đến rủi ro pháp lý và uy tín bị ảnh hưởng.
Chi phí vận hành tăng cao vì thiếu kiểm soát
Một vấn đề nghiêm trọng khác là việc không kiểm soát được lịch bảo trì, bảo dưỡng xe. Khi không có hệ thống nhắc nhở, xe dễ bị bỏ quên bảo dưỡng định kỳ, dẫn đến hỏng hóc bất ngờ. Chi phí sửa chữa lúc này thường cao gấp nhiều lần so với chi phí bảo trì thường xuyên. Chưa kể, xe nằm bãi lâu ngày không vận hành khiến doanh nghiệp mất doanh thu, ảnh hưởng đến hợp đồng với khách hàng.
Tất cả những yếu tố trên cộng lại tạo nên một bức tranh tài chính đầy lỗ hổng. Theo thống kê từ các doanh nghiệp vận tải lớn, việc quản lý giấy tờ xe thủ công có thể gây thất thoát từ 50 đến 200 triệu đồng mỗi tháng, tùy theo quy mô đội xe. Những khoản chi phí “ẩn” bao gồm tiền phạt hành chính, chi phí sửa chữa bất thường, chi phí nhiên liệu bị khai khống, chi phí nhân sự cho việc tổng hợp dữ liệu, và doanh thu bị mất do xe không vận hành.
Chuyển đổi số – giải pháp cắt đứt thất thoát
Vậy đâu là giải pháp để doanh nghiệp vận tải thoát khỏi vòng xoáy thất thoát chi phí do quản lý giấy tờ xe thủ công?
Câu trả lời nằm ở việc chuyển đổi số – sử dụng phần mềm quản lý vận tải chuyên biệt. Với phần mềm, tất cả giấy tờ xe được số hóa và lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu, kiểm tra hạn sử dụng. Hệ thống có thể tự động cảnh báo khi giấy tờ sắp hết hạn, khi xe chưa được bảo trì đúng lịch, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý.
Phần mềm còn cho phép theo dõi chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa theo từng đầu xe, từng chuyến đi. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện xe tiêu hao bất thường, kiểm soát gian lận và tối ưu hiệu suất vận hành. Mỗi thao tác đều được ghi nhận, giúp tăng tính minh bạch và kiểm soát nội bộ. Quản lý có thể phân quyền cho từng bộ phận, đảm bảo dữ liệu được bảo vệ và sử dụng đúng mục đích.
Đặc biệt, việc tổng hợp báo cáo chỉ mất vài phút thay vì vài ngày. Lãnh đạo có thể ra quyết định nhanh chóng, chính xác, dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính. Khi có kiểm toán hoặc thanh tra, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động, cung cấp hồ sơ đầy đủ, rõ ràng.
Đừng để giấy tờ xe “đốt tiền” doanh nghiệp
Quản lý giấy tờ xe thủ công không còn phù hợp với quy mô và tốc độ phát triển của ngành vận tải hiện nay. Việc chuyển sang phần mềm quản lý không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tăng hiệu quả vận hành, giảm rủi ro pháp lý và nâng cao năng lực cạnh tranh. Việc ứng dụng phần mềm còn mở ra khả năng tích hợp dữ liệu giữa các bộ phận như kế toán, điều phối vận tải, bảo trì xe và quản lý nhân sự, giúp thông tin được cập nhật liên tục và chính xác.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp vận tải, hãy đặt câu hỏi: “Mỗi tháng tôi đang mất bao nhiêu tiền vì quản lý giấy tờ xe thủ công?” Và từ đó, bắt đầu hành trình chuyển đổi số để bảo vệ dòng tiền và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Đừng để những sai sót nhỏ trong quản lý giấy tờ xe trở thành những khoản thất thoát lớn. Hãy chuyển đổi sang phần mềm quản lý vận tải Wiigo.vn để kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả và phát triển bền vững.
